ينجذب مديرو المشاريع أحياناً إلى الشؤم. ويقولون: "نريد أن نتأكد من سلامة كافة قواعدنا ومن توفر خطط احتياطية جاهزة لكل طارئ". قد تنتج هذه العقلية أحياناً كثيرة تعقيداً للأمور، التالي هو مثال على ما يحصل عندما نفرط في تعقيد موقف ما، إضافة إلى طرق للحفاظ على بساطة الأشياء من دون التضحية بالخطط أو الجداول الزمنية.
لقد كنا وسط مفاوضات عقد مشروع جديد مع أحد عملائنا. كنا قد تعاونا في مشاريع كثيرة من قبل، ما يعني أن اتفاقيات عدم الكشف عن المشروع الجديد، واتفاقيات الخدمة الاحترافية، وبيانات العمل، وتعديلات بيانات العمل، وترتيبات العمل التي تشكل أسس العلاقة القانونية كانت روتينية.
أرادت أن نجمع مستندين بمستند واحد؟ أهي مكيدة؟ هل أرادت الغدر بنا وإرجاعنا 3 سنوات للخلف؟ في الواقع، لم تكن هذه نيّتها على الإطلاق. لقد توهمنا ذلك، فعقدنا الأمور أكثر من اللازم، بينما أرادت هي تبسيط الأمور فحسب.
لماذا يفرط الناس قي تعقيد الأمور؟
يقوم الناس بذلك لعدة أسباب، منها:
- الفشل في التواصل: لم تكن السيدة من شركة عميلنا واضحة في ما قصدته. لقد حاولنا فهم نواياها عبر قراءة لغة جسدها. زاد سوء الفهم التعقيد الجلي. وصببنا النار على الزيت باعتمادنا على فهمنا المحدود الخاطئ.
- سهولة التعقيد: رغم غرابة الأمر لكنها حقيقة. يحتاج طلب التوضيح ومحاولة فهم الشخص إلى بعض الجهد. ربما لم يرغب المحامي في إظهار عدم فهمه لما عنته. لقد زعمنا جميعاً أو تخيّلنا ما عنته، وأسرفنا بذلك. لقد كان وقتنا ضيقاً، فلم نبذل جهدنا لفهمها ما أجل العملية.
- بعض الناس يفضّلون الدراما: يجد هؤلاء صعوبة في تقبُّل الامور كما هي، فما من شيء بسيط. إنهم دائمو الحذر والترقب. بالمقابل لا يمكنك التعامل مع المستجدات بسطحيتها في العمل، إذ يجب عليك التمحيص كي تتمكن من إدارة عملك كما يجب.
كيف تحدّ من الإفراط في تعقيد الأمور؟
ثمة بعض الأشياء لتي عليك فعلها كي لا تتعقد الأمور. أقترح عليك التالي:
- لا تغالِ في ردة فعلك: إن لم ترتقِ الأمور إلى توقعاتك، فلا تبالغ في ردة فعلك. المبالغة عاطفة، والعاطفة معدية. تميل مجموعة من الأشخاص المصابين بالعدوى إلى عدم التفكير، ما يستدرجهم إلى الغوغاء التي تزيد الأمور سوءاً وتعقيداً. كلما تلقيت معلومات لم تتوقعها، تمهَّل وفكّر جيداً. حلّل الواقعة ملياً قبل حشد الجماعات. بهذه الطريقة تساعد على إبراز أبسط الحلول.
- لا تفكر بالأسوأ: لقد شككنا بنواياها وظننا أن قصدها إيذاؤنا. لكن جل ما أرادته هو تبسيط الصيغ والأوراق. في أيّ موقف ثمة حالتان متطرفتان، الأفضل والأسوأ. تبنَّ حالة وسطى عندما تفكر بعقلانية كي لا تنجر نحو التعقيد.
- اطلب توضيحاً: خير طريقة لتجنب التعقيد هي الاستيضاح. لا ضير في سؤال الشخص عما يعنيه كي تفهم المسألة جيداً وتعثر على أبسط الحلول.
- افتح قنوات التواصل على مصراعيها: يمكنك طرح أسئلتك في أي وقت. إن الحفاظ على علاقة سليمة يعني عدم المغالاة في رد الفعل من خلال التفكير بالأسوأ. يتطلب ذلك منك بذل جهد يومي، لكن الثمار تستحق العناء.
يمكنك قراءة المزيد
لإدارة المشاريع لغة خاصة هذه أبرز مصطلحاتها
إدارة النصر تقر مضاعفة المكافأت للاعبيها الموسم المقبل
بين رونالدو وإدارة ريال مدريد أسرار وخفايا
ما أسباب الاستقالات الجماعية في إدارة نادي هجر؟
الإدارة التفصيليّة سلبيّة النتائج وهكذا تتجنّبها