كثيرًا ما يكون الذهاب في رحلة طويلة بعيدًا من المكتب خطوة ضرورية للارتقاء بمستوى عملك. لكن تكاليف تلك الرحلة قد تصبح باهظة. تقول بولين فرومر، التي تسافر كثيرًا بسبب عملها كناشرة في Frommers.com إن "عدم المغالاة نصيحة جيدة بالنسبة إلى السفر التجاري. لا يوجد شيء أكثر إحراجًا من تقديم تقرير مصاريف يشمل معلومات خاطئة".
والمفتاح هو معرفة سياسات الإنفاق الخاصة بشركتك، نظرًا إلى أن تلك السياسات تختلف من شركة إلى أخرى. ولكن بالنسبة إلى النفقات التي قد لا تغطيها شركتك بالكامل، من المفيد أن تكون على دراية بنظام الضرائب الخاص بدائرة الإيرادات الداخلية. معظم المسافرين التجاريين يعرفون أن من الممكن شطب تكاليف الرحلات والفنادق والوجبات ونفقات السفر الضرورية.
إليك بعض الأمور التي قد لا تكون على دراية أنها معفية من الضرائب:
التنظيف الجاف: تستمر بعض الرحلات أحيانًا أطول مما كان متوقعًا. وفقًا لدائرة الإيرادات الداخلية، فإن نفقات التنظيف الجاف والغسيل معفية من الضرائب باعتبارها ضمن تكاليف العمل، لذلك ليس لديك عذر لكي لا تبدو أنيقًا في الاجتماعات حين تكون مسافرًا.
المكالمات وغيرها من أشكال الاتصال: قد يكون من الواضح إضافة أسعار المكالمات الهاتفية البعيدة إلى حسابك الخاص، لكنك قد لا تعرف أن الفاكسات ورسوم الاتصال بالإنترنت يمكن حسمها أيضًا.
سياحة المؤتمرات (حتى على متن السفن السياحية): السفر لحضور ورش العمل والمؤتمرات والحلقات الدراسية قابل للحسم إذا استطعت أن تثبت أن له هدفًا تجاريًّا مباشرًا. يمكنك أيضًا حضور مؤتمر على متن سفينة إذا كان منعقدًا في سفينة مسجلة في الولايات المتحدة لا تتوقف في أي مكان خارج البلاد.
شحن المواد الخاصة بالعمل: إذا كنت مسافرًا لحضور معرض تجاري وتحتاج إلى عرض المنتوجات الخاصة بك على المشترين المحتملين، يمكنك الحصول على حسم ضريبي لتغطية تكاليف شحن منتوجاتك إلى وجهتك في وقت مبكر.
أجرة كاتب الاختزال: إذا كنت ستحتاج مثلًا إلى استئجار مختزل لتدوين الوثائق القانونية أو الاحتفاظ بسجلات رسمية لأصوات المساهمين، يمكنك حسم أي رسم يتعلق بذلك كنفقات سفر.
تأجير الكمبيوتر: ربما تحدث أمور غير متوقعة تجعلك تحتاج إلى استئجار جهاز كمبيوتر في شكل سريع. ستعتني خدمات تأجير الكمبيوتر مثل Rentacomputer.com أو Rushcomputer.com بالأمر، ويمكنك حسم الكلفة أيضًا.
السفر بسيارة ترفيهية: إذا كنت تستطيع أن تثبت أن السفر بسيارة ترفيهية هو أمر عادي وضروري لعملك، فإن أي نفقات مرتبطة بصيانة منزل مقطورة وامتلاكه تصبح معفية من الضرائب.
يمكنك قراءة المزيد
6 طرائق للحفاظ على مستوى إنتاجيتك أثناء رحلات العمل
تمارين لا غنى عنها في رحلات العمل
3 تطبيقات يحتاج إليها رجال الأعمال في رحلاتهم
آداب رحلات العمل سبع قواعد لتنجح وتنجو
McLellan Jacobs Kayak 1 تقدّم ابتكاراتها لرحلات مائيّة فرديّة