الاتصال هو فعل إرسال المعلومات أو الأفكار عبر الكلام أو الصور المرئية أو الكتابة أو أي طريقة أخرى من هذا القبيل. يحتوي نموذج الاتصال على مرسل يرسل الرسالة والمستقبل الذي يتلقى الرسالة. فيما بينهما، يجب أن يكون الكلام أو الأفكار بسيطًا بدرجة كافية ليتم فك تشفيره وفهمه بواسطة المتلقي. إذا لم يتم تقديم الأفكار بشكل صحيح، فإن فك التشفير يكون غير مناسب ولا يفهم المستلم.
استنادًا إلى أنواع المرسلين وأجهزة الاستقبال المعنية، يمكننا تحديد أنواع مختلفة من الاتصالات. إذا أخذنا مثالاً على الاتصال بين الفرق، فسترى مقدار الاتصالات الرسمية أعلى مقارنةً بالاتصال الرسمي. من ناحية أخرى، عندما نفكر في الاتصال الشخصي بين مجموعة الأصدقاء ستجد هذه الأنواع من الاتصالات غير رسمية بطبيعتها.
في الجوهر، نناقش أدناه أنواع الاتصال المختلفة المستخدمة بين الأشخاص أو بين الفرق.
1) الاتصال اللفظي
الاتصال اللفظي يمكن أيضا أن يسمى الاتصال الشفهي. بعبارات بسيطة جدا، فإن أي اتصال يحدث شفهيا بين الناس يعرف باسم الاتصال اللفظي. الهدف من هذه الاتصالات هو التأكد من أن الناس يفهمون ما تريد نقله. نظرًا لطبيعتها، فإن الاتصالات اللفظية تكون أكثر سرعة ودقة، ثم الاتصال عبر البريد الإلكتروني.
في عصر المراسلة عبر Whatsapp أو استخدام البريد الإلكتروني، لا يزال الناس يفضلون الاجتماعات الشخصية أو المكالمات الهاتفية (أو مكالمات Skype مباشرة وجهاً لوجه) لأنها فعالة وأكثر ملاءمة في نقل الرسالة.
في الوقت الحاضر، يعتبر الاتصال اللفظي جانبًا مهمًا ويُنظر إليه كقوة أساسية في الفرد.
يحتاج المدير أو المسؤول التنفيذي إلى مهارات الاتصال اللفظي الجيدة. يجب أن يتعامل المدير مع فريق من الأفراد ويحتاج إلى أن يكون ماهرًا لإقناع فريق الأشخاص بالتصرف كما يريدهم. يلتقي المسؤولون التنفيذيون بالعديد من العملاء الذين يختلف كل منهم من حيث فهمهم ومهاراتهم في التحدث. وبالتالي، المديرين التنفيذيين بحاجة إلى مهارات الاتصال اللفظي ممتازة.
كلما ارتفع مستوى المؤسسة التي تذهب إليها، كان الأفضل أن تكون المهارات اللفظية التي لديك. هذا لأنك تحتاج إلى التأكد من أن كلامك دقيق وإلى حد ما ولا يترك أي مجال لأي سوء فهم.
قد يقوم مدير عام أو مدير عام شركة CEO بإجراء مقابلة تلفزيونية يشاهدها 100 من أصحاب المصلحة في الشركة. يجب أن يكون كلامهم وتواصلهم الشفهي دقيقًا حتى لا يفسدوا أو لا يساء فهمهم. حتى في الأوقات الصعبة، تلعب مهارات الاتصال اللفظي لهؤلاء القادة دورًا رئيسيًا في مواساة الحشد.
2) الاتصال غير اللفظي / الشخصي
كيف تجعل الناس يشعرون عندما تدخل الغرفة؟ هل لغة جسدك قوية وهل تقف مستقيما ومنتصبا أم أنت متعب ومحني الظهر؟ هل أنت حليق الذقن، وتبحث عن أفضل ما لديكم لعقد اجتماع لفريق أم أنك رث؟ عندما تصافح، هل تقوم بذلك بقوة أم تضع يدك ضد الآخرين؟
ما سبق كان بعض الأمثلة على الاتصالات غير اللفظية أو الاتصالات الشخصية. أحد متطلبات الموارد البشرية للموظفين الجدد في المنظمة هو أن يكون لديهم مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين. هذا يعني في الأساس أنه يجب على الموظفين تحسين مهاراتهم غير اللفظية.
إذا كنت في اجتماع مبيعات ولم تحقق هدفك، كيف سيكون رد فعلك؟ هل ستكون ثابتًا وهادئًا أو هل ستصاب بالهلع والتلعثم؟ هذه مهارات غير لفظية مهمة وقد يعتمد نموك عليها.
المدير الذي يصاب بالفزع والذي لا يجيد الاتصال غير اللفظي لن يكون عمومًا مفضلاً لدى أعضاء فريقه. هذا لأن أعضاء فريقه لا يبحثون عنه. المدير الذي يتعثر، والذي لا يرتدي ملابس جيدة، ولديه لغة جسدية خاطئة أو شخص ليس شخصية قوية، لن يجمع أتباعاً كبيراً خلفه.
ومع ذلك، فإن الأشخاص الذين يتمتعون بشخصيات جيدة يقطعون شوطًا طويلًا في تحفيز الموظفين أدناه. إذا تم إلغاء تنشيط الموظف، فإن إبقاء يديه على كتفه وقول بضع كلمات تحفيزية يكفي للموظف. سخرية منهم أو جعل الوجوه عند التحدث إليهم، وتجاهلهم تمامًا أو تقليدهم سيؤدي إلى إعاقة تنشيط الموظف أكثر. وبالتالي، تلعب المهارات غير اللفظية دورًا رئيسيًا في ثقافة المكتب.
مع نمو الموظفين إلى مديرين ومع نمو المديرين إلى قادة، يصبحون أفضل وأفضل في نوع من الاتصالات غير اللفظية. إنهم يعلمون أن سلوكهم الهادئ في أوقات الذعر هو ما سيبقي الفريق قيد العمل. وبالمثل، لا يسمحون لفرقهم بالرضا عندما تكون الأمور جيدة.
3) الاتصالات المكتوبة
هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها استخدام الاتصالات المكتوبة. يزداد عدد الطرق مع تغلغل الهواتف الذكية والإنترنت. يعد البريد الإلكتروني أحد أكثر أشكال المراسلات المكتوبة شيوعًا المستخدمة حتى الآن. ولكن ببطء، أصبح النوع المكتوب من الاتصالات غير رسمي أكثر مع Whatsapp وتطبيقات المراسلة عبر الإنترنت الأخرى التي تستخدم بانتظام.
يمكن أن تكون جميع أشكال الاتصال المكتوبة المختلفة رسمية أو غير رسمية. إذا قمنا اليوم بزيارة محكمة قانونية، فستجد أنه حتى رسائل Whatsapp تعتبر قانونية بطبيعتها. في الواقع، كان هناك الكثير من حالات المشاهير التي تم إخضاعها للمساءلة بسبب الاتصالات الكتابية الخاطئة على حساب وسائل الاتصال الاجتماعي الخاصة بهم.
وبالتالي، فإن المثال أعلاه هو دليل آخر على أن الاتصالات المكتوبة تحتاج إلى استخدام بأمان وفعالية. في الواقع، يمكن أن يكون الاتصال الكتابي بين الأصدقاء غير رسمي، لكن هذا النوع من الاتصال بين المهنيين العاملين يجب أن يكون دائمًا رسميًا حتى لا يتم إساءة استخدام أية كلمات خاطئة مع نية سيئة.
ميزة الاتصال المكتوب هي أنه بمثابة الكلمة الأخيرة بمجرد اتخاذ قرار. عند عرض أسعارك على الزبون، أو عندما تقوم بترتيب أحد الوكلاء في المرتبة الأولى، أو عندما تقوم بالترويج لموظف أو عندما تطلق منتجًا جديدًا، فإنك تستخدم اتصالًا كتابيًا لإبلاغ التحديث إلى فريقك وموظفيك.
تتمثل مشكلة الاتصال الكتابي في أنه يصبح رسميًا جدًا وقد يحرض على الأنا أو مشكلات سياسية مختلفة عند استخدام الاتصال المكتوب. الصحف هي أمثلة مثالية للكلمات المكتوبة التي تثير الجدل.
هناك اقتباس مناسب جداً "الكلمات أقوى من السيوف". يمكن أن يؤدي البريد الإلكتروني الخاطئ الذي يتم تسليمه في الأيدي الخطأ إلى تحول العالم رأسًا على عقب. تعد العديد من رسائل البريد الإلكتروني والمستندات التي أصدرها إدوارد سنودن والتي وضعت الحكومة الأمريكية تحت الماسح الضوئي، أمثلة مثالية على كيفية استخدام المستندات المكتوبة بأمان وبصورة خاصة وإلا فإنها يمكن أن تؤدي إلى انهيار منظمة بأكملها (سواء كانت مبررة أم لا هي مناقشة مختلفة)