توفر قواعد البيانات في المؤسسات سيطرة مركزية على حفظ البيانات واستخدامها بصورة أسرع بكثير، مقارنة بالأسلوب القديم، والذي لا يعطي هذه المزية.
والنظام القديم يحتاج إلى ملفات خاصة بكل نظام على حدى، وطاقم فني بكل نظام، وقد يحتاج إلى أجهزة خاصة بكل نظام، اما في نظم قواعد البيانات فيتم التعامل مع البيانات عن طريق شخص أو وحدة واحدة.
تعريف قواعد البيانات:
من هذا المنطلق يمكن تعريف قواعد البيانات إنها مجموعة من الجداول التي بداخلها بيانات تخص جهة ما، ومترابطة فيما بعضها البعض بصورة منظمة بشكل يسهل استدعائها من خلال أوامر محددة من خلال نظام قاعدة البيانات.
منذ ظهور الحاسوب أصبحت معالجة البيانات أهم من استخدامها، لذلك بدأ التفكير في إيجاد برمجيات للتعامل مع البيانات ذات الحجم الكبير والطبيعة المتنوعة وتوحيد أسلوب التعامل معها.
وتبسيط عمل المبرمجين من جانب، وتقصير مدة تطوير الأنظمة من ناحية أخرى من الأسباب التي من أجلها وجدت هذه البرمجيات، وبعد ذلك بدأت أنواع مختلفة في الظهور، أهمها النظام الهرمي، فمكونات النظام ترتبط مع بعضها البعض على شكل شجرة، وقام هذه الأسلوب بتبسيط طرق البحث عن المعلومات من حيث التنقل بين الوحدات الذي يتم دومًا باتجاه واحد معروف.