تُعدّ الاجتماعات إحدى أهم سمات عالم الأعمال، سواء كانت بين مدير الشركة وموظفيه أو بين موظفي الشركة والزبائن أو بين الإدارة وممثلين من الجهات الحكومية أو المؤسسات الاجتماعية، لذلك من الضروري على كل موظف أن يلمّ بالآداب الخاصة بالاجتماعات لكي يكسب احترام المشاركين ويكون عنصراً فعالاً ومؤثراً في الاجتماع.
إليك بعض الأساسيات في آداب الاجتماعات عليك الالتزام بها سواء كنت أحد الموظفين المدعوّين للاجتماع أو كنت رئيس الجلسة:
الوصول إلى الاجتماع في الوقت المناسب: يفضّل الوصول إلى الاجتماع قبل 15 دقيقة من بدئه حتى يتسنّى لك الجلوس في مكان مناسب وتهيئة نفسك للمشاركة فيه.
توزيع أجندة الاجتماع قبل أسبوع على الأقل: على رئيس جلسة الاجتماع أن يوزّع جدول الأعمال أو الأجندة على المدعوّين قبل أسبوع على الأقل، ويجب توضيح كافة النقاط التي ستُطرح في الاجتماع حتى يتسنى للمدعوّين التحضير وكتابة كافة الطروح والأفكار التي سيناقشونها.
على كل مشارك أن يحضّر نفسه للاجتماع: على كل مشارك أن يجهّز نفسه للاجتماع ويجلب جميع المواد اللازمة كالأوراق الرسمية والتوضيحات التي سيناقشها أو يبني عليها.
تضمين الاستراحات: أحياناً قد تستمرّ الاجتماعات لساعات طويلة، لذلك ينصح خبراء الأعمال أن يُمنح المشاركون استراحة كل ساعتين مدّتها عشرون دقيقة حتى يتجدّد نشاطهم.
ارتداء ملابس مناسبة: غالباً يجب أن يرتدي المدعوّون للإجتماعات ملابس رسمية إلا في بعض الحالات حيث يُسمح بارتداء ملابس غير موحّدة وغير رسمية.
المداخلة بشكل مؤدب: يجب على المشارك في الاجتماع التحدث فقط عندما يوجّه السؤال إليه أو عن طريق رفع اليد والاستئذان من رئيس الجلسة، كما عليه عدم مقاطعة الشخص الذي يتحدث في الاجتماع.
استمع جيداً: على المشارك الاستماع بتمعّن للمداخلات والمناقشات، فقد يطلب رئيس الجلسة منه إبداء رأيه في أحد المواضيع المطروجة وإذا لم يكن منصتاً جيداً فسيضع نفسه في موقف محرج، كذلك دوّن الملاحظات فقد تحتوي هذه الملاحظات على إجابة عن الاستفسارات التي ترغب فيها.
عيّن الوضع الصامت لجهازك الخلوي ولا تستخدم حاسبك المحمول: لكي لا تزعج الآخرين برنين جهازك الخلوي أثناء الاجتماع وتقطع عليهم تسلسل أفكارهم، ضع جهازك الخلوي في وضعية الصامت، كذلك لا تستخدم حاسبك المحمول لتصفح الانترنت أو التواصل مع أصدقائك على الشبكات الاجتماعية أثناء الاجتماع.
أظهر لغة جسد فعالة: لغة الجسد لها تأثير أكبر من الكلمات لذلك عليك الانتباه لحركاتك أثناء الاجتماع لأن بعض الحركات غير المقصودة تكون لها دلالة سلبية في الاجتماع، من الأفضل كذلك أن تصافح المشاركين قبل بدء الاجتماع، ادخل القاعة بابتسامة وحاول المحافظة على اتصال العين مع المشاركين.
لا تكن شخصاً مزعجاً أثناء الاجتماع: هناك بعض العادات السيئة التي تزعج الآخرين أثناء الاجتماع كالنقر بالقلم على الطاولة أو النقر بأصابعك على الطاولة، ضغط قدميك على الأرض وإصدار صوت، لا تهز في رأسك كثيراً عند الاستماع للآخرين لأن ذلك يعني الملل من الاستماع للشخص المتحدث.
عليك حضور الاجتماع كاملاً: لا تخرج من الاجتماع قبل انتهائه فإن هذا يعطي دلالة للآخرين على عدم اهتمامك بهم وبالاجتماع.
لا تخرج في مناقشتك عن الأجندة التي حُدّدت للاجتماع: هذا خطأ شائع لدى كثير من الموظفين حيث يتحوّلون إلى مواضيع لا تمتّ بصلة إلى أجندة الاجتماع.
يمكنك قراءة المزيد
حلّل وضع شركتك في السوق بأربعة مصطلحات فقط !
رودولف جبر: لا تتجاهل حاجتك لمرشد خصوصاً في شركتك الناشئة
الأشخاص المبدعون حاجة أساسيّة لشركتك: بسلبيّاتهم وحسناتهم
هل يمكن للعمل من المنزل أن يضرّ بشركتك؟
كيف تخلق ثقافة لشركتك تغري الناس بالانضمام إليها؟