قد تكون اللقاءات غير منظّمة أحياناً وتنجم عنها قرارات مبهمة مربكة. أدناه ستجد نصائح تساعدك على إدارة لقاء ناجح ومثمر.
• اعرف متى تعقد اللقاء أو تستخدم البريد الإلكتروني: عندما تكون المواضيع معقّدة لا تعدّ بريداً إلكترونياً لا نهاية له. لا تهدر الوقت في كتابة رسالة إلكترونيّة طويلة يمكنك تلخيصها في لقاء من عشر دقائق.
من جهة أخرى، عندما تكون المواضيع بسيطة من الأفضل أن تديرها عبر رسالة إلكترونيّة أو مكالمة هاتفية سريعة.
• ادعُ الأشخاص المناسبين: احرص على دعوة الأسخاص المناسبين للاجتماع؛ قد يتذمّر البعض من أن اللقاء مضيعة للوقت لأن موضوعه خارج نطاق عمله، وقد يأتي آخرون ليرموا بأفكارهم السلبيّة.
• دوِّن جدول الأعمال: تذكُّر الكثير من الأمور يعدّ من المهمّات الصعبة، ومما لا شكّ فيه أنك ستنسى ملاحظات هامّة. لذا دوّن جدول أعمال يتضمّن كافة الأفكار والمواضيع والأسئلة وأطلع المدعوّين على هذا الجدول كي يفكّروا بها ويقوموا بأبحاثهم ويجهّزوا الأجوبة.
• حدّد الوقت الذي ستقضيه في مناقشة كلّ فكرة: بهذه الطريقة ستتمكّن من التحكّم بالوقت الإجمالي للاجتماع، كي لا تهدر الوقت على نقاط عليك طرحها بإيجاز فتستثمره في نقاط أكثر أهمّية.
• تابع المجريات بعد انتهاء الاجتماع: تابع القرارات المتّخذة في الاجتماع وتأكّد من تنفيذ كلّ شخص لما طلب منه.
الاجتماعات في غاية الأهمّية، لأنها توضح الموقف وتساعد الناس على التواصل وتسرِّع العمل، فلا تهملها.