بينما يعتبر البريد الالكتروني من أبرز أشكال التواصل المتعارف عليها، فإن طبيعته الفورية والمنفتحة نسبياً قد تسهل على المستخدمين تجاهل آداب التعامل الأساسية.
نقدم في القائمة التالية 10 من أهم القواعد الخاصة بالاتيكيت الاحترافي للبريد الإلكتروني :
1- لا تقم بتمرير رسائل بريدية على شكل سلاسل : بغض النظر عن محتواها، عليك أن تعلم أن الرسائل التي تأخذ شكل السلاسل عادة ما تكون غير ملائمة على الإطلاق.
2- قم بالرد على رسائل المجموعات البريدية كما ينبغي : ولك أن تعلم أن هناك فارقاً بين زر "الرد" وزر " الرد على الكل"، ويتعين عليك أن تعرف أنك إذا ضغطت على الزر الأخير، فعليك أن تتأكد من أن البريد الإلكتروني مرتبط بالمجموعة كلها.
3- استخدم اللغتين الإنكليزية والعربية بصورة واقعية : ولك أن تهتم بهذا الجانب حتى لا تبدو في مراسلتك ذلك الشخص الأمي أو الصبياني أو الذي يفتقر للاحترافية.
4- قم باستخدام الـ CC ( النسخة الكربونية ) والـ BCC ( النسخة الكربونية الصماء ) كما ينبغي: ولك أن تعلم أن لكل منهما استخداماتها ويجب الاهتمام بذلك جيداً.
5- اهتم بكل ما تقوله : فالرسائل البريدية التي يتم ارسالها، تمريرها أو الرد عليها يتم حفظها، وهو ما يفرض على المستخدمين ضرورة الاهتمام بكل ما يقولونه في رسائلهم.
6- ابتعد عن نوعية الرسائل التي تكون مزعجة ولا جدوى من ورائها.
7- احترم التوقيت الزمني للشخص المستقبِل : فربما يكون هناك فارق زمني بين الراسل والمرسل إليه، وهو ما يجب الاهتمام به بشكل كبير لتبدو أكثر احترافية في التعامل.
8- التزم الوضوح : ينصح بضرورة استخدام العبارات الخالية من أي تشويش.
9- اهتم باستخدام التوقيع التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني الخاص بك.
10- تخلص من المرفقات غير الضرورية.