عندما تملك بين يديك مشاريع مختلفة يغدو من الصعب تحديد الأولويات، لكن هذه المهمة هي وظيفة مكتب إدارة المشاريع حيث يحرص المسؤولون على تخصيص أفضل الموارد لأهم المشاريع عبر استخدامهم برنامج إدارة خاصاً. يحدّد المشروع صاحب أكبر الإيرادات أو يضع جدول عمل سنوياً، عدا عن عائدات الاستثمار التي تقيس مدى أهمية المشاريع. هناك عدد من الطرق التي تفيدك في تحديد الأولويات، وإليك بعضها:
جني الثمار القريبة: أي التفكير بمشروع سريع العائدات وعالي القيمة. بمعنى آخر، العمل السهل في مناخ اقتصادي صعب يُسلَّط الضوء على هذه المشاريع. إن غيّرت ترتيب المهام يمكنك إنجاز جانب من المشروع في وقت مبكر، لأن من المهمّ التفكير بأولوية نشاطاتك ضمن مشروع بعينه أو ضمن كافة مشاريع الشركة.
توليد الريع: يرغب معظم كفلاء المشروع برؤية عائدات مادية. هذا المشروع بمثابة افتتاح فرع جديد أو إطلاق منتج جديد. كلما أسرعت في إكمال المشروع أو إطلاقه، أسرعت في جني المال. إن تأجل المشروع ستة أشهر فستتأثر التقديرات المالية للعام بأكمله.
إرضاء الزبون أو الفريق: إن لم يشعر الزبون بالرضى فستشهد شركتك كارثة كبيرة. كلما أسرعت في تطوير المشروع ليلبّي متطلبات الزبائن عادت إليك الثروات بأقرب وقت. الزبون السعيد يسهّل حياة الجميع ويثريها. أما بالنسبة لفريق العمل، فإن توظيف شخص جديد يكلفك مالاً أكثر من إرضاء موظف يعمل في الشركة.
ملاءمة الاستراتيجية: يمكنك تحديد أولوية المشاريع بناءً على توافق كل منها مع استراتيجية الشركة وهدفها. قارن بين المشاريع عبر منحها علامات من أصل 10، الدرجة المنخفضة تعني أن المشروع لا يسهم في تلبية الاستراتيجية، فيما تعني الدرجة العالية أن المشروع مناسب استراتيجياً.
المدة الزمنية: صنّف المشاريع حسب الوقت الذي تستغرقه. إن احتاج المشروع إلى ستة أسابيع، يمكنك مباشرة العمل عليه من الآن كي تنهيه قبل أن تقبل على ما يستغرق قرابة عام. لكن حاذر من هدر الوقت على مهام صغيرة تشغلك عن المشاريع الكبرى.
يمكنك ابتكار طرق أخرى تحدد أولويات مشاريعك، لكن فكر بكيفية استخدام ما سبق لعلّه يساعدك على إنجاز مشاريع. يمكنك استخدام مزيج من العوامل المساعدة يزيد خطواتك علمية ويمنع الكفلاء من التذمر. الأولويات الواضحة المحدّدة تعني أن الجميع يفهم كيفية الحكم على المشاريع وإنجاز أهمها.